Vandaag een kijkje achter de schermen. Want wat doen die vrijwilligers eigenlijk zo voor een huttenbouw start? Dat begint als de vorige huttenbouw nog draait, tijdens het evalueren wordt er dan al over een datum voor het jaar erop gesproken en kijken wat het beste uitkomt voor de vrijwilligers. Zonder hun inzet is er geen huttenbouw dus kiezen we voor een datum die de meeste mensen het meest past, die past bij werkschema’s en privélevens.
In december staat de datum echt vast zodat de vrijwilligers al in januari vrij kunnen gaan regelen. Zo rond februari gaat er een mail naar de vrijwilligers met vragen over mogelijke thema’s, wie in de voorbereidingen iets wil en kan betekenen en welke knelpunten we tegen kwamen waar we iets aan willen proberen te veranderen. We zijn niet zulke vergaderbeesten dus de ervaring leert dat deze manier beter werkt voor ons als groep, we zijn echte uitvoerders. Dus liever zo min mogelijk om een tafel en zoveel mogelijk activiteiten.
In die periode wordt ook bekeken of het terrein geschikt is voor het komende jaar en dan beginnen we met toestemming vragen aan de eigenaar van het terrein om te mogen bouwen, ook de dichtstbijzijnde school wordt gevraagd om medewerking. Daarna worden de eerste voorbereidingen getroffen voor de vergunningaanvraag. Dit moet echt op tijd gezien er veel mensen iets over moeten zeggen voordat het meest belangrijke document van de huttenbouw daadwerkelijk in de brievenbus bij ons ligt.
Rond maart/april gaan we op pad langs de bedrijven die ons helpen met hout sparen, contacten worden aangehaald en afspraken worden gemaakt. Zonder hout geen huttenbouw dus we zijn altijd erg blij als de bedrijven ons weer willen helpen. Dan volgt er veel heen en weer gemaild met vervoersbedrijven, de gemeente en de bedrijven om alles logistiek vorm te geven. April is ook de maand dat we aan de slag gaan met de informatie naar jullie toe, flyers, posters en mails worden gemaakt, scholen en kranten benaderd. De uitlegbrieven en kaarten worden ontworpen en datums worden geprikt om de voorverkoop te doen.
De voorverkoop loopt altijd storm, we zitten klaar met koffie en thee voor de wachtenden en de verkoop start. We willen veel weten over de deelnemers, voor hun veiligheid, om ieder kind mee te kunnen laten doen en om er zoveel mogelijk voor te zorgen dat ieder kind het leuk heeft bij ons. De informatie wordt allemaal verwerkt in lijsten voor de EHBO-ers, de catering, de poortwachters en, de nachtploeg tijdens de slaapnacht. De hele week houden we bij wie er zijn, welke hut ze zitten, of ze blijven slapen, of er medicatie nodig is, of ze extra ondersteuning nodig hebben en ga zo maar door. Dit is echt een hele klus en daarom hebben we liever dat u zeker weet dat u kind mee wil en gaat doen en niet kaarten doorverkoopt . Koop dus ook geen kaarten over, dan weten wij niks van uw kind en alles wordt voorbereidt naast ons werk dus moet echt voor de zomer klaarliggen omdat we het anders niet meer overzien. We zien namelijk zo 2000 kinderen per jaar, daarom is het echt belangrijk dat alles steeds tijdig geregeld is.
We benaderen mensen of ze willen jureren, zowel de hutten als de bonte avond. Alle vrijwilligers zoeken het hele jaar door naar sponsoren, er is namelijk veel nodig in een week: spijkers, eten, drinken, EHBO spullen, afzetlint, bekers, borden, snoep, chips en ga zo maar door. De hele boodschappenlijst past niet op 1 A4-tje. Tijdens ons zomerprogramma begint al een ploeg met inkopen doen en de spullen die nodig zijn op de bouwlocatie te verhuizen. We slepen heel veel mee wel meer dan 2 A4-tjes vol waaronder: koelkasten, wasbak voor buiten, kwasten, spijkers, hamers, zagen, breekijzers, emmers, kooktoestellen, trappen, t-shirts, de boodschappen, spelmateriaal, knutselmateriaal, EHBO spullen, brandblussers enz, enz. Hier hebben we meerdere dagen voor nodig kan ik vertellen.
Achter de schermen worden lijsten verder afgerond en geprint, bordjes uitgedraaid, vrijwilligersschema’s gemaakt, hekken, wc’s en vuilnisbakken geregeld, briefjes voor de buurt gemaakt en voor we het weten is het maandag en staat de eerste ploeg al om 7.00 uur op het plein te wachten op de eerste containers hout die aangevoerd worden, wordt onze feestkar opgehaald, hekken en vuilnisbakken opgehaald , wc’s geplaatst en koffie gezet voor de rest van de groep. Die zijn er ook op tijd bij en met elkaar bouwen we verder op. Stands voor limonade, EHBO en uitleen materialen worden neergezet, het geluid wordt opgebouwd en we staan al vroeg voor de deur van de supermarkt voor brood, fruit en melk voor de vrijwilligers. We spreken de dag door en dan zijn ze er eindelijk de kinderen die mee gaan doen, we kunnen van start. iedereen weet zijn of haar taak en we draaien.
Aan het eind van de dag wordt het plein aangeveegd, opgeruimd en nemen we de dag nog door met elkaar, bespreken van alles. Dan gaan een paar van ons met volle wasmanden de deur uit, want dat moet morgen allemaal weer schoon. Bouwt een andere ploeg de verlichting rond het terrein op, gaan de nachtwachten gauw even naar huis spullen halen want zij zijn de hele nacht nodig. We bouwen de feestkar op en proberen een blog over de dag te schrijven en de foto’s te verwerken voor de ouders. Maar ook de wc’s worden gedaan en een dweil door het gebouw. Kortom het is nog al wat.
Maar met plezier staan we de volgende ochtend weer klaar, gaat de nachtploeg even douchen en komt snel weer terug om niet te veel te missen, gaat de muziek weer aan en kunnen we weer!
Nou dit dus…. en dat dit jaar voor de 20ste keer. hopelijk snapt u nu waarom we soms zeggen dat echt iets niet kan, gewoon weg omdat we proberen zoveel mogelijk te doen voor de kinderen maar helaas allemaal maar twee handen hebben.
